Votre ex-conjoint a oublié de vous régler la pension alimentaire, le Trésor public vous réclame la taxe d'habitation alors que vous en êtes exonéré, le propriétaire augmente abusivement le loyer de votre logement, vous faites construire la villa de vos rêves mais l'escalier est inutilisable, vous êtes licencié mais l'employeur ne veut pas vous préciser le motif réel, votre chef de service vous harcèle par ses avances, les ASSEDIC refusent la prolongation d'allocations que vous avez demandée... Bref, vous êtes régulièrement confronté à des litiges qui nécessitent simplement (et peut-être uniquement) la rédaction d'une lettre.
Mais, au moment de l'écrire, vous hésitez, tergiversez et finalement remettez à plus tard, au risque de laisser passer certains délais. Simplement parce que vous ne savez pas comment rédiger cette lettre. Vous vous posez toutes sortes de questions sans pouvoir y répondre : comment l'introduire, quelles phrases utiliser, quelle formule de politesse employer ? Et puis, surtout, comment contester ou réclamer efficacement si vous ne pouvez pas prouver votre bonne foi, si vous ne pouvez pas invoquer la loi applicable ?
C'est pourquoi ce guide ne se contente pas de vous donner des modèles de lettres, il rappelle systématiquement la réglementation applicable à votre cas. Chaque modèle de lettre est précédé d'une rubrique intitulée « Ce que dit la loi », qui précise exactement les textes applicables, les références des articles de loi, la jurisprudence... D'autre part, sous la formule « Notre conseil », nous rappelons les précautions nécessaires à prendre et les erreurs à éviter.
Enfin, vous vous demandez peut-être pourquoi vous devez subir la corvée de rédiger une lettre alors qu'il est si facile de téléphoner. À cette question, les juristes répondent : « La parole est libre, la plume est serve. » Une idée que traduit bien le proverbe : « Les paroles s'envolent, les écrits restent. » C'est dire l'importance de l'écrit. Car, oralement, le constructeur filou, l'agent des impôts revêche, l'employé de la Sécurité sociale fainéant, ou votre employeur... bref, les interlocuteurs à qui vous avez affaire répondent parfois n'importe quoi, soit par ignorance de la législation, soit par calcul, soit encore par paresse. Donc, si vous avez un doute, ne vous abstenez pas : envoyez une lettre pour contester ou, plus simplement, pour demander des explications claires. L'expérience prouve qu'une lettre est prise beaucoup plus au sérieux qu'un simple appel téléphonique.
Au fur et à mesure que vous utiliserez cet ouvrage, vous vous rendrez compte qu'il existe une lettre pour chaque circonstance de la vie.
Mais d'abord, quelques conseils...


Le style d'une lettre doit être simple et clair. Il convient de préférer des phrases courtes et bien ponctuées à des phrases longues et empesées. Adoptez un style sobre et évitez les grands verbiages qui lassent le lecteur.
Mais cela ne veut pas dire qu'il faille écrire comme on parle...
De même, le ton d'une lettre doit toujours rester courtois. Cela n'empêche pas d'être ferme, concis et même de proférer des menaces de poursuites judiciaires à condition de ne pas tomber dans l'injure. Si une situation vous scandalise ou vous révolte, vous pouvez l'exprimer mais en restant poli, sinon vos arguments — solides par ailleurs — perdent leur impact. Une lettre ne doit comporter ni ratures ni fautes d'orthographe. Si vous hésitez sur un mot, vérifiez dans un dictionnaire l'orthographe exacte.
Pour une lettre à une personnalité importante (par exemple votre député, le médiateur de la République...), il est préférable d'utiliser un stylo à plume plutôt qu'un stylo à bille.
Lettre manuscrite ou saisie à la machine ? C'est selon votre préférence, sauf pour les lettres vraiment personnelles qu'il est préférable d'écrire à la main. D'ailleurs, si vous avez une écriture illisible ou vraiment vilaine, optez résolument pour la machine. Mais si vous choisissez la lettre dactylographiée ou saisie sur votre ordinateur, attention aux fautes de frappe. Rien de plus horripilant qu'une lettre tapée avec des fautes !
Une écriture lisible constitue également un acte de bonne éducation et met votre interlocuteur dans de meilleures dispositions.
Enfin, on doit, bien sûr, employer du papier et des enveloppes propres et non chiffonnés. Réservez le papier de couleur à vos missives personnelles, et le papier blanc à tous les courriers officiels.


Comment présenter votre lettre ?

Votre nom et votre adresse

En tant qu'expéditeur de la lettre, vous devez inscrire vos nom, prénom et adresse (et éventuellement vos numéros de téléphone et de fax si vous en possédez) en haut et à gauche, à quelques centimètres du bord supérieur, en laissant une marge à gauche.

La date

Toute lettre doit être datée, c'est-à-dire comporter le jour, le mois et l'année. La date doit se trouver en haut de la première feuille (à quelques centimètres du bord supérieur) et à droite. Elle est toujours précédée du nom de la ville d'où vous écrivez. Les noms des mois ne prennent jamais de majuscule initiale et s'écrivent en lettres et non en chiffres.

Exemple : Nice, le 15 juillet 20...

Les références

Si vous avez un numéro de référence, un numéro de dossier..., indiquez-le dans la partie gauche de votre lettre. Autant le savoir, la plupart des organismes administratifs (Sécurité sociale, caisses de retraite...) vous renvoient, sans les traiter, les courriers qui ne comportent pas de numéro de référence ou de dossier.

Le destinataire

En réalité, vous n'êtes pas obligé d'indiquer systématiquement le nom et l'adresse du destinataire. Pour une lettre administrative ou commerciale, il est préférable de rappeler au moins le nom du destinataire. Au moment de l'ouverture du courrier, il arrive que la lettre soit séparée de son enveloppe.

Si vous indiquez le nom du destinataire (et son adresse), écrivez ces éléments en haut, sous la date ; par commodité, dans nos modèles, le nom et l'adresse du destinataire le sont systématiquement.

Lorsque vous n'êtes pas sûr de l'orthographe exacte d'un nom, passez un coup de téléphone au secrétariat de votre interlocuteur. Rien de plus agaçant que de voir autrui « massacrer » l'orthographe de votre nom de famille.

L'en-tête

Si vous connaissez exactement votre interlocuteur, vous indiquez « Monsieur » ou « Madame » selon le cas. Par exemple, vous savez que le responsable de votre banque est un homme, vous indiquez « Monsieur le Directeur », mais souvent il s'agit de lettres administratives ou commerciales et on ne sait pas qui va les lire (cas de tous les organismes administratifs et des sociétés). Vous pouvez employer « Messieurs » ou encore, formule plus utilisée ces dernières années, « Madame, Monsieur ». Quoi qu'il en soit, cet en-tête (Madame, Monsieur, Maître...) introduit votre lettre. Il doit donc se trouver dans le quart supérieur de la feuille, jamais tout en haut de celle-ci. La formule de politesse doit reprendre les mots employés en en-tête.

Exemple : si l'en-tête est « Madame », la formule de politesse dira : « Je vous prie d'agréer, Madame... »

La marge

Pour améliorer la lisibilité de la lettre, laissez une marge d'environ 4 centimètres à gauche et une autre de 1 à 1,5 centimètre à droite. Vous pouvez commencer chaque nouveau paragraphe en allant à la ligne, c'est-à-lire utiliser un alinéa pour chaque nouvelle idée. Cependant certains préfèrent ce qu'on appelle la « présentation américaine », le texte d'un seul tenant, sans alinéa.

La formule de politesse

Vous pouvez trouver le procédé agaçant, mais il faut rédiger une formule de politesse... même s'il s'agit d'une lettre de menace de poursuites judiciaires !
Il existe un grand nombre de formules de politesse, mais vous pouvez vous contenter d'une seule formule passe-partout. Il faut évidemment que la formule soit adaptée au ton de la lettre : vous ne pouvez pas envoyer « l'assurance de votre parfaite considération » au locataire que vous menacez d'expulsion, par exemple. Dans nos modèles, nous avons adopté une formule passe-partout et réservé les formules particulières à certaines circonstances spéciales, ou encore lorsque la lettre est destinée à une personnalité exerçant de hautes fonctions : député, sénateur, maire, directeur départemental des impôts, médiateur de la République...

La signature

Pas de modèle en ce domaine. Chacun s'exprime comme il veut, mais il est préférable d'éviter la grosse signature ostensible et prétentieuse, de fort mauvais goût.

Post-scriptum ou pièces jointes ?

Le P.S. (post-scriptum) en fin de lettre est utilisé pour rappeler un point non traité dans la lettre. Attention, le P.S. doit être court, et ne pas excéder deux lignes. Et surtout, il ne doit pas servir à traiter un aspect essentiel de votre lettre, ni contenir un argument déterminant. L'expression P.J. (pièces jointes) est utile lorsque vous joignez des documents. Elle permet à votre interlocuteur de connaître le nombre de documents joints à votre lettre et de les rechercher s'ils ont été égarés au moment de la distribution du courrier.
Exemple : si vous avez joint six documents, vous pouvez indiquer P.J. : 6. Mais son usage reste très facultatif.

Lettre simple ou recommandée ?

S'il s'agit simplement de demander un renseignement, de présenter vos vœux, de solliciter un emploi..., la lettre simple suffit. Pire, dans de tels cas, la lettre recommandée peut indisposer, voire agacer le destinataire. En revanche, s'il y a « du litige dans l'air », envoyez votre lettre en recommandé avec avis de réception (traduit en abrégé RAR, formule que vous indiquez sur votre lettre, en dessous des références). Dans certaines situations, c'est la loi qui prévoit l'envoi en recommandé avec AR : résiliation d'un contrat d'assurance, annulation d'un achat, congé à un propriétaire ou à un locataire...
Les lettres contenues dans ce guide concernent toutes des situations difficiles, elles sont donc à envoyer en recommandé avec AR, sauf cas très exceptionnels signalés dans nos explications. Par exemple : lettre d'excuse à un instituteur.
Enfin, si vous avez affaire à un interlocuteur de mauvaise foi qui risque de prétendre qu'il n'y avait rien dans l'enveloppe, vous pouvez utiliser le « pli recommandé ». Il se présente comme un aérogramme, c'est-à-dire une formule préencollée (vendue en librairie). Vous pouvez aussi, tout simplement, écrire sur une feuille libre que vous pliez et collez sans enveloppe.
Si votre lettre est volumineuse, pesez-la pour timbrer suffisamment.

Pouvez-vous réclamer par fax ?

Le fax (qui s'appelle télécopie en français) est un instrument bien commode pour envoyer ou recevoir des documents. Mais à condition de l'utiliser à bon escient.
Vous ne devez absolument pas l'utiliser pour faire une réclamation, quand il y a un risque de litige. En effet, dans la plupart des entreprises, administrations..., l'accès au fax est libre. Les risques de perte ou de destruction sont nombreux. Ainsi, un(e) employée) paresseux(se) peut discrètement détruire un fax parce qu'il n'a pas envie de s'occuper d'une réclamation compliquée. Le courrier en recommandé est, quant à lui, enregistré à son arrivée par le service chargé du courrier.
Enfin, votre correspondant peut toujours, s'il est de mauvaise foi, prétendre qu'il n'a jamais reçu votre fax. Notez qu'en droit français, le fax n'est pas admis comme mode de preuve.

Et Internet ?

Internet est un mode de communication rapide et convivial. Mais en aucun cas vous ne devez l'utiliser pour réclamer ou contester. Un message reçu par Internet peut aisément être effacé. En cas de difficulté, il vous sera impossible de prouver l'envoi d'un message.
La lettre recommandée avec avis de réception reste le mode de preuve le plus pratique.

Non, on ne vous oubliera pas...

Faut-il le rappeler ? Vous devez impérativement répondre aux courriers administratifs, commerciaux, professionnels... que vous recevez dès lors qu'il y a un problème ou un risque de litige. Curieusement, certaines personnes, en recevant une lettre qui les ennuie, la mettent dans un coin (ou la jettent) et se rassurent en se disant qu'on va les oublier. Non et non, on ne vous oubliera pas. D'ailleurs, on n'a aucune raison de vous oublier. Cela prendra parfois du temps, mais vous devrez bien faire face au problème.